管理装饰企业如何进行合同管理

装饰企业如何进行合同管理

深圳市奇信装饰设计工程有限公司 曾国才 合同管理和企业其他经营管理一样，存在着管理质量问题。合同管理主要表现于合同的签订和履行，因此，合同管理的质量主要在于合同签约质量和履行质量。提高合同签约质量的关键是加强事先设防，提高合同履约的关键是加强过程控制；在合同的签订和履行两大方面把好质量关，就可以从根本上提高合同管理质量，避免合同纠纷卖地。一、合同管理过程中应注意的主要因素 1．合同管理要以企业利益为基础。各类合同的签订和履行，都是通过工作人员办理的，工作人员签订合同和履行合同并不是个人行为，而是企业行为。企业要求合同签订和履行的行为必须代表企业，工作人员的行为必须得到企业的有效监督和制约。因此，企业加强合同管理，主要是加强对合同工作人员的管理，以及提高合同工作人员在合同签订和履行过程中的自我管理意识。 2．把合同管理工作超越到签订前和履行中。合同发生纠纷，其疏漏和失误，都是到了要打官司或者法院作出判决，才变为人们的教训，而合同及其管理中存在的问题并不是在打官司的时候才出现的，其实早在合同签订时或履行中已埋下了伏笔。因此，切实加强合同管理必须实施超前管理，把管理重点提前到合同签订之前和履约过程中。换言之，在签订合同前，就要把今后可能出现的条款中的漏洞事先加以周密考虑，把今后可能在履行中出现风险的条款进行预测，并加以预防属于严重违法违规的广告共计321条。这是企业加强合同管理的指导思想和出发点，也是管理措施和方法的原则。二、实施合同管理的具体保障措施 1．企业对签约过程分别受权。企业对参与合同的工作人员签约授权具体分解为合同洽谈权、审查权、批准权和履行权，在法人授权委托时作出规定。 一是对合同经办人员授予合同洽谈权，具体办理授权范围内的洽谈和草拟会签工作。 二是确定具体部门的具体人员为合同管理员，并授予合同审查权，在授权审查范围和权限内，对已洽谈的并形成书面合同文件进行审查。合同管理员负责管理合同印章，在合同获得批准后具体办理盖章生效手续。 三是企业负责人或授权负责人行使合同批准权，在经营范围或授权范围内，决定合同是否签订生效。 四是项目负责人对保障合同依约履行享有监控、督促的权力。 2．参与合同的工作人员要明确各自职责。要使业已分解的合同洽谈、审查、批准三项权限之间相对独立。互相制约，必须明确各自的职责，不能互相扯皮，互相推诿。 一是合同洽谈人应负责考察合同对方的主体资格、资信情况、经营范围、履约能力、对方承办人员的资格，就商谈约定的内容草拟合同文本，对合同的真实性可行性负责。 二是合同的审核人对合同条款是否齐全、严密，意思表示是否确切，内容是否符合法律和政策的规定，即对合同的合法性和严密性负责。 三是合同批准人对合同的经济效益和风险负责。 四是合同履行人对合同履行过程进行动态监控，对合同的全面履行负责。三、提高合同管理质量的关键 1．事先审查是合同生效的必经程序。为避免合同条款的疏漏和差错，以及事后才被发现的弊端，必须把合同生效前的审查列为必经的程序。根据合同标的大小、复杂程度，制定审查程序，实行部门自查和专业法律顾问审查相结合，形成分级审查机制。任何合同未经审查，不得签约；不得签订在前，审查在后。这一原则必须遵守。 2．注重对生效合同履约情况的自我检查。合同生效后，在履行过程中，落实到人，随时发现合同履行的实际问题和动态，采取有针对性的措施，把问题解决在履约的过程中。 管理机制上确保合同签订要经过洽谈、审查、批准三道关。这是企业在实践中总结出的成功经验。把好“三道关”才能真正解决合同签约的事先设防、合同履行的过程控制这两大关键。只有自我约束、自我把关、自我控制、自我完善，企业的合同管理才能既符合市场经济的要求，降低风险，又能促进企业的发展。